会社の健全な運営を行う為には人材の確保も必要不可欠な課題です。また、不必要な人件費をかけてしまう事も解決しなくてはならない課題でもあります。この記事では、会社の人手不足につながる業務の課題点と、テレマティクスの技術を使ったサービスで、解決される点を提案していきます。
目次
改善の余地がある業務と改善される内容
会社の人手不足の問題は業務の効率化を行い無駄な作業を減らす事で、問題解決のきっかけになる事もあります。その問題とされる効率の悪い業務の例と、テレマティクスを使う事で改善される内容を「管理者とドライバー」目線で比較しながら紹介します。
管理者
車両管理台帳へのデータ入力
改善前
管理者の一つの課題点として、車両管理台帳へのデータ入力が挙げられます。車両管理台帳では、車両保険情報や整備・点検記録、購入リースなどの購買記録など、会社で所有している車両に関して多くの情報を入力します。しかし、扱う車両情報によって社内の担当者が異なることが多いため、無駄な作業が多く、入力ミスや引き継ぎミスが多いなどの問題が発生しやすいです。
改善後
テレマティクスを導入することにより、データを自動入力することが可能です。テレマティクスサービスでは、車両の走行ルートや走行距離などを、自動で計測しデータ入力までを行ってくれます。そのため、 車両台帳に手作業で入力する必要もなく、データ入力に割いていた業務時間を、他の業務に充てることができます。
変更や追加案件などの対応
改善前
追加案件への対応ができなくなることも大きな課題点です。テレマティクスを導入していない場合、どの車両がどこにいるかを把握する手段が、電話での確認のみとなってしまいます。そのため、急な追加案件が発生した時に、対応できる人員を探し出す作業に時間がかかってしまうため、対応が難しくなってしまいます。
改善後
テレマティクスサービスのシステム上で情報伝達を行うことも可能です。情報伝達をテレマティクスサービスのシステム上で即座に行うことができるため、ドライバーにわざわざ電話する必要がなく、無駄な時間を削減することができます。また、ドライバーが運転中に気を取られることも少なくなるため、交通事故のリスク低下にも貢献できます。
現在地確認手段
改善前
続いての問題点として電話による現在地確認が挙げられます。ドライバーの現在地は電話をすれば即座に確認が可能ですが、リスクも存在します。例えば走行中のドライバーに対して電話をすれば、ドライバーの注意がそれるため、交通事故に繋がる可能性があります。交通事故が起こってしまえば関連するさまざまな業務に支障をきたしてしまうため、なるべく電話での確認は避けたいものです。また、電話する時間を確保しなければならない為、本来の業務時間が削られてしまい、時間の無駄となってしまいます。
改善後
テレマティクスを導入すれば、車両の位置を画面で確認することができます。テレマティクスを活用することで、すべての車両をパソコンやスマートフォンなどから一括管理することが可能です。車両の位置情報をシステム上からリアルタイムで把握することができるため、 現在地の確認に時間を取られることもなく、業務効率化をおこなうことができます。
ドライバー
走行ルートの選出
改善前
ドライバー任せのルートになってしまうことも一つの課題点です。車両が走行したデータをもとに効率的なルートを導き出すことで、 業務の大幅な効率化につながります。しかし、システムなどを導入していない場合、 ドライバー個人の報告を元にルートを把握するしかありません。そうなると、ドライバーの運転技術や経験に依存してしまうため、正確なデータを取得することができず、会社全体のドライバー業務を最適化するデータとしては不十分なものとなってしまいます。
改善後
テレマティクスを導入すると、 走行ルートの最適化が可能になります。テレマティクスでは、ドライバーが走行したルートや走行距離、走行時間など多くの走行データを蓄積しています。こうして蓄積されたデータを参考に、最も効率的な走行ルートを自動で算出し提案してくれるので、ドライバー業務の効率化につながります。
帰社後の書類作成
改善前
ドライバーの勤務時間を増やしてしまう課題点として書類作成の時間が挙げられます。ドライバーは帰社した後に、運転日報を作成するなど書類作成を行う業務があります。こういった書類作成業務は積み重なると一日の業務時間を圧迫してしまい、本来やるべき業務にリソースを割けなくなってしまいます。
改善後
テレマティクスを導入することで書類作成も自動化することができます。例えば帰社してから作成していた運転日報なども、テレマティクスが走行データを自動で集計して自動で日報を作成してくれます。書類作成を自動化できるため、拘束時間の削減につながります。
拘束時間
改善前
課題点として無駄な拘束時間が増えてしまうことも挙げられます。ドライバーの走行ルートが最適化されていないため、 走行時間にムラが出たり、最短ルートを選択できていないなどの理由から無駄な時間が生じやすくなります。無駄な時間が増えれば、生産性のない拘束時間だけが長くなってしまい、非効率な業務を強いられてしまうでしょう。
改善後
ドライバーの待機時間を短縮できることもテレマティクスの大きなメリットです。車両の現在地をテレマティクス上の管理画面から確認することができ、目的地までどのくらいで到着するかを把握することができます。そのため、案件を受けた先に正確な到着時間を伝えることができるので、ドライバーが案件先で待機する時間も短縮させることが可能です。
業務改善に役立つテレマティクスの管理業務
車両管理
テレマティクスサービスでは、基本的な車両情報から法定点検などの期日管理、 運転日報などの労務管理等、あらゆる車両に関する管理機能を有しています。一部の自動入力されるデータや、期日が迫ると管理者に通知してくれる、車両管理機能を活用することにより、 車両管理にかけていた多くの時間を削減できるため、コスト削減や業務の効率化につながります。
動態管理
動態管理システムは車両のリアルタイムな現在地を把握できるので、急な業務の変更や追加対応でも、再構築された走行ルートの提案してくれます。また、急加速や急ハンドルなどの危険運転を検知した場合は、その場でドライバーに注意を促す機能もあります。動態管理機能を活用することにより、業務の効率化はもちろん、安全運転を促進させ交通事故の削減にもつながるでしょう。
配車管理
配車管理機能を有しているのもテレマティクスの特徴です。車両から取得した情報や条件を設定することで、ルートを最適化できる運行計画機能やルート変更をドライバーに指示できる配車修正機能など、配車管理に関する機能を多く備えています。配車管理機能を活用することにより、業務の効率化や人員不足の解消に貢献できます。
まとめ
テレマティクスを導入することにより、車両管理やドライバー関連業務の多くを効率化する事ができ、人員不足の解消につながります。また不要なコストを削減することにも繋がるため、企業の利益にも貢献できます。車両管理業務に追われ、長時間労働や人手不足に悩んでいる方は、一度テレマティクス導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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