社用車のメンテナンス日や車検の満了日などの期日管理は、車両の台数が増えると、エクセルで作成した台帳では情報が見ずらい台帳になりがちです。そこで情報を一元管理できる車両管理システムの導入を検討してる方も多いとかと思います。車両管理システムは、車検満了日などを事前に知らせてくれる通知機能で、期日管理にも便利です。この記事では、車両管理システムの機能や車両に搭載して使う車載器の紹介と無料から始められる車両管理システムの紹介を致します。
目次
車両管理システムとは
車両管理システムとは車両のメンテナンス時期や車検日などの情報を一元管理できるシステムです。
車両の情報は車載器から送信される情報を、車両管理システムで管理できます。
またリアルタイムな車両の現在地や、走行ルートなども把握する事が可能になるので、動態管理システムや配車システムとして使われる機能も備わります。
車検日などの期日管理
車検日などの期日管理は、うっかり期日を忘れてしまう事もありえます。車両管理システムのアラート機能で期日を忘れてしまうミスもありません。
走行情報の自動取得
車両に搭載する車載器はGPS情報を取得可能なので「車両の速度、走行時間、走行距離」のデータから運転日報の作成も自動で行えます。
リアルタイムな情報を取得可能
車両に搭載する車載器はリアルタイムな位置情報を取得するので、動態管理や配車管理の機能も備わります。
車両管理システムの主な機能
現在提供されている車両管理システムでは、必要な情報を台帳で見て把握するのではなく、データを効率よくピンポイントで検索でき、システムで期日を通知して知らせてもらえる機能や、自動入力されるされる情報もあります。その車両管理システムの主な機能を紹介致します。
| 車両の購入日や登録年度などの情報を、複数の車両情報から目的の情報を一発で検索できます。 |
| 車検満了日や法定点検などの期日管理を、期日カレンダーや通知機能で知らせてくれます。 |
| リース料などの固定費、燃費などの変動費、他にも人件費などの複数の情報から、車両収支を自動で算出できます。 |
| 手書きの運転日報ではなく、車両に搭載された車載器から送信される情報で自動作成が可能になります。 |
| ドライバーの免許更新日の把握や、勤務時間などの管理も法令に基づき計画的に指示が出せます。 |
車両管理システムで使われる車載器
| 車両総重量7トン以上、最大積載量4トン以上の車両に義務付けられている法定3要素「車両の速度、走行時間、走行距離」を記録する機能が主になり、GPS情報を使った動態管理でも使われます。 |
| OBD2ポートとは元々は故障診断機能の接続ポートとして使われ、2008年10月以降に製造される車両には搭載が義務付けらてます。古い車両にはOBD２ポートが搭載されてなかったり、車両管理システムの車載器を設置できない古い形式のポートもあります。 |
スマホの充電などで電源を供給してくれるシガーソケットを利用します。
車を運転するほとんどの人がシガーソケットの位置も簡単に把握可能な場所にあり、設置は簡単です。 |
| カーナビで車両管理を行えるサービスは多くはありませんが、ドライバーが使う画面も大きく操作もしやすいのが特徴です。車載器であるカーナビの設置は、ほとんどの場合が専門業者に依頼する事になります。 |
ドライブレコーダー型は本来の使用目的である車両の外や車内の映像も記録できるので、車両管理システムの車載器とドライブレコーダーを別で設置する必要がありません。
ドライブレコーダーの設置も検討している場合は二つの機器を設置しなくて済むので、お勧めの車載器です。 |
| 車両管理システムのアプリをインストールしたスマートフォンを車内に搭載して、GPS情報などを送受信します。画面を使ったルートの確認やメッセージ機能も使えて機能は豊富です。専用の端末を購入したりレンタルする必要が無いので無料で始められるサービスもあります。設置の手間も無いので導入は簡単です。 |
スマホアプリ型の３つのポイント
- スマートフォンに管理者から情報を表示可能
- 動態管理や配車管理の機能が備わる
- 初期費用が無料から始められる
車両管理システム導入時の車載器は各種ありますが、スマホアプリ型では情報をドライバーの画面に表示させる事も可能になります。他の車載器には無い画面を使った機能も増え、車両管理の枠を超えた動態管理や配車管理のシステムとしての機能も備わります。
サービスを提供する各社の中にはスマホアプリ型に特化したものもあり、車載器を購入したりレンタルする必要も無いので、初期費用が無料な場合もあります。
もちろんランニングコストも低く抑えられ、初めて導入する際の手軽さはスマホアプリ型が提供された事で、無料から始められる導入し易いシステムになりました。
車両管理システム導入のメリットとデメリット
エクセルで作成した車両管理台帳から車両管理システムを導入すれば、必ずしも業務の効率化が図れる訳ではありません。
安易に導入するのではなく、システムの担当者が車両管理システムの運用を事前に計画し、ソフトの操作などを習得した上で車両管理システムに関わる社員全体へ、導入のメリットを伝える必要があります。
そこで車両管理システム導入のメリットと懸念されるデメリットもお伝えします。
| ・メリット |
| エクセルで作成したの車両管理台帳への情報入力から、車両の車載器より送信されるGPSデータなどを自動で入力される項目もあるので、業務の時間短縮に繋がります。 |
| ・デメリット |
| 使い慣れた車両管理から、自動化された車両管理システムに置き換わるのは良いが、システムを使いこなすまでに時間がかかります。 |
| ・メリット |
運転日報などの書類作成業務も自動化され、帰社後の書類作成の手間が省けます。
最適化された走行ルートの指示により業務時間の短縮に繋がります。
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| ・デメリット |
| 多くの車両管理システムは動態管理も兼ねた機能も備るので、リアルタイムな位置情報を把握される事を嫌うドライバーに対して、監視目的の意図ではない事の説明をする必要があります。 |
車両管理システムおすすめ3選
車検切れ、リースアップ、保険の更新などを期日前にアラートで通知してくれるので、処理忘れのミスを防げます。
登録できる車両情報は車両の車種や全長など400項目設定可能です。
システムの管理画面は、社内にいなくてもIDとパスワードでログイン出来るのでテレワークにも最適です。
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| 対応車載器：シガーソケット、ドライブレコーダー、スマホアプリ |
| https://www.cariot.jp/ |
洗練されたUIデザインはTI機器の操作が苦手な方にも直感的に作業できると好評です。
ユーザーからの声を反映して毎週アップデートを行い使いやすさを追及してます。
サポート体制も経験豊富なスタッフがしっかりと支援してくれます。
自分の走行履歴を基に安全運転技術をスコア化しドライバーもスマホアプリから確認出来ます。 |
| 対応車載器：シガーソケット、ドライブレコーダー、スマホアプリ |
| https://smartdrive-fleet.jp/ |
| クラウド型車両管理システム「KIBACO」と「くるまぷり」のスマホアプリを連携して使います。管理画面とスマホアプリは初めて使うユーザーにも親しみやすいデザインで使いやすい印象です。車検証の文字入力は車検証に掲載されるQRコードを読み込む事により、自動でデータが反映されます。 |
| 対応車載器：アプリ |
| https://kurumappli.jp/ |
まとめ
この記事では車両管理システムの機能や車載器の紹介をしてきました。
従来は別々な管理台帳で管理してきた業務も車両管理システムで一元管理でき、リアルタイムな車両の現在地や走行ルートを把握する事がでるので、動態管理システムや配車システムの機能も備わります。
車両管理システムの導入は自社の環境や、使いたい機能に合わせた車載器を選ぶ必要があります。
今回の記事は車両管理システム導入の参考にお役立て下さい。
